Я использую джедайскую технику с августа 2015 года. Время идет, а техника работает: ничего не забываю, завершаю больше 45 задач в день, говорю «нет» чужим задачам, планирую отдых.
Статья посвящается тем, кто при внедрении техники пустого инбокса столкнулся с трудностями. Текст полезен падаванам, новичкам читать основы джедайской техники пустого инбокса.
Человек – существо ленивое
Человек идет по пути наименьшего сопротивления, поэтому многое, что работает у других, не работает у меня. Для внедрения джедайской техники мне пришлось настроить ее под себя. В статье собраны ответы на вопросы, которые задают падаваны в процессе внедрения техники.
Ответы на вопросы начинающих джедаев
1. Список задач растет страшными темпами, понимаю, что не до всех задачек дойдут руки. Что делать?
Разгребаем список в два действия: использовать «Чтобычтотор» → уволить задачи.
Умение увольнять задачи – ключевой принцип доведение дел до конца. Отказаться от задачи = сделать задачу. Если перед вами огромный список задач – увольняйте их. Вы осознано себе говорите — я не будут делать эту задачу, и я не вижу по ней следующий шаг, она не соответствует мои целям и желаниям. Используйте упражнение «Упростить себе жизнь»
2. Что делать, если от коллег и клиентов поступает много непредвиденных задач и на запланированные задачи не хватает времени и сил?
Придерживайтесь следующего алгоритма: записать задачу в список «сегодня» -> снизить бонус к ощущению важности -> сделать задачу, если считаешь нужным.
– есть время задать себе вопрос: «Что произойдет, если это сделать не сегодня?»
– записывая срочную задачу в список задач «на сегодня», можно зацепиться взглядом за более срочную задачу;
– записанную задачу можно увольнять.
3. Как часто нужно отслеживать задачи команды, если мы работаем над одним проектом?
Лучший способ – регулярные «как удары сердца» Standup’ы на 5 минут. Standup – это короткая ежедневная встреча, на которой участники проекта обсуждают прогресс и текущие задачи. Встреча жесткая, структурированная, без воды и соплей. Каждый участник по кругу отвечает на 3 вопроса:
1. Что я сделал вчера: какую задачу из списка задач по проекту закрыл?
2. Какую задачу я буду делать сегодня?
3. С какими проблемами я столкнулся?
Standup работает, если:
– участников не больше 7 человек;
– встречи проходят ежедневно в одно и тоже время;
– встречи проводят стоя, чтобы убрать разговоры не по теме;
– есть предмет, который передается друг другу. Участник с предметом говорит, остальные слушают;
– присутствуют все участники проекта для улучшения коммуникации. Важно, чтобы все участники одинаково понимали проблему. Сложности возникают тогда, когда много людей, и каждый проблему понимает по-своему. Участники обмениваются кусочками информации и мнением, и любую проблему становится решить проще.
4. Что делать с задачами, которые переносишь 3-5 раз и их жалко «завершать» (удалять).
Читайте ответ на вопрос №1.
5. Что делать, если включаешь «помидор» на 15-20 минут, а через 5 минут ловишь себя на мысли, что уже занимаешься другим делом?
Сделать 6 шагов:
– удалить из закладок ссылки на соц. сети;
– убрать телефон на расстояние вытянутой руки;
– чистить инбоксы каждый день;
– сделать так, чтобы отвлекаться было неудобно;
– прокачать лучик внимания, он скачет с объекта на объект – это предусмотрено природой, так устроен человек. Если заметили, что отвлеклись – это уже хорошо;
— пользоваться техникой помидора правильно и чаще.
6. Как мне следить за делегированными задачами?
Придерживаться алгоритма: поставил задачу исполнителю → добавил задачу в справочную информацию «список должников» → создал регулярную задачу «проверить список должников».
При отправке письма по эл. почте, добавь в скрытую копию адрес своего todo-менеджера. Адресат получит письмо, а ты получишь задачу с темой письма в коробочку «входящие».
7. Список задач «на сегодня» постоянно растет. За день я не успеваю сделать все, и, планируя следующий день, понимаю, что оставшиеся задачи нужно оставить в коробочке «сегодня». Коробочка «сегодня» разрастается задачами непрерывно. Я неправильно раскладываю по коробкам?
Что нужно делать:
– помнить, что список растет, потому что мы добавляем туда задач больше, чем делаем;
– уменьшить суету вокруг. Чем больше суеты вокруг, тем меньше мы можем планировать;
– панировать работу на 1-2 часа и проводить 4-5 ежедневных обзоров в день;
– формулировать задачи правильно. Чем «умнее» задача, тем сложнее ее выполнение;
– держать в коробочке на «сегодня» 5-6 задач, сделали задачи, еще раз распланируйте день.
8. В конце недели остаются задачи из коробочки «на неделе», и смотреть задачи в коробке «позже» не хочется, потому что остались невыполненные задачи. Что делать?
Сделать три простых шага:
1. Отрыть чек-лист задачи «провести ежедневный обзор»;
2. Добавить в чек-лист пункт: «перенести все задачи из коробочки «на неделе» в коробочку «позже»;
3. Поставить этот пункт в начало чек-листа.
При планировании задач на «неделю» обезьянке придется читать все задачи из коробочки «позже».
Еще вопросы
Если у вас остались вопросы по настройке джедайской техники под себя, задавайте их в комментариях или на форуме «Много сделал».
P.S. Я обязательно напишу о внедрении джедайского кружка внутри компании, но это уже другая история.
Я часто ловил себя на мысли — «Ааа, как же всё успеть? Еще нужно сделать … (большой перечень задач)». Неприятно, что эти мысли у меня возникали как в течение рабочей недели, так и на выходных. На работе мысли мешают сконцентрироваться на главном, на отдыхе не получатся «выключить мозг» и сложно соблюдать баланс между личной жизнью и работой.
Я искал подходящее для меня решение по принципу «Военные летчики, правильный подход, мутация и отбор». Читал книги по тайм менеджменту, проходил тренинги, внедрял техники ТМ — ничего не получалось использовать на постоянной основе. Я знал «Что делать?» и «Как делать?» и даже «Делал», но не понимал «Зачем?» и «Почему именно так?».
Ответы на вопросы я нашел в «Джедайской технике пуcтого инбокса» Максима Дорофеева. Метод идеально подходит командам проектов и всем, кому не хватает 8 часов рабочего времени и 24 часов в сутках. Эквивалент освоения этой техники — это эффекты: больше свободного времени и сила «чистого» мозга.
Далее описание техники, полезные ссылки, нюансы. Осторожно, много-много букв!
Сначала теория — это важно.
Показания к применению джедайской техники
Очень мало людей могут выполнить простое упражнение. Например, сказав: «Я отвечу тебе в среду» и ответить в среду. Если вы собираетесь что-то внедрять в компанию, улучшать процессы, то уметь доводить дела до конца — нужно и важно. Без этого никак.
Тезисы:
— 90% процентов всех задач на 90% «сделаны» и остаются в этом состоянии вечно. Почувствуйте разницу между делать и сделать.
— часто мы умудряемся максимизировать свои затраты таким образом, чтобы на выходе получить ничего.
Признаки беспокойного мозга:
Вы на работе и у вас в голове идет тяжелый мыслительный процесс, но приходит письмо, смс и обязательно возникает желание отреагировать. Результат — много недоделанных дел в конце рабочего дня: забыл, отвлекся и т. д.
Вы решаете рабочую задачу и неожиданно возникает мысль «Купить домой молока?». Мозг сразу ищет возможные варианты, что сделать для покупки молока. Результат — «убитый» рабочий настрой.
Во время собрания возникает важный вопрос, на который сложно сразу дать ответ. Сотрудник просит сформулировать задачу в письме и отправить на почту. Приходит письмо, сотрудник открывает и понимает, что в двух словах не объяснить. Результат — новая встреча или собрание.
Вы гуляете с семьей и думаете о работе. Приходите на работу и думаете о назначенной встрече, которая будет через 2 часа. Зачем браться за работу, если до встречи осталось 2 часа, все равно ничего не успею. Результат — на встрече вы думаете о прогулке с семьей.
Вы ложитесь ночью спать и вам приходит в голову важная мысль. Вы пытаетесь уснуть, но мысль вас не покидает. Результат — уставший, не выспавшийся человек рано утром.
Как работает наш мозг и об особенностях его эксплуатации
Тезисы:
сознание: рабочее пространство, где мы думаем;
подсознание: вообще не понятно как устроено;
драйв: наше желание работать;
задача попадает в мозг, возникает реакция мозга: «Надо что-то с ней сделать». Если выполняем задачу, то повышаем драйв. Если не выполняем задачу, то она остается в подсознании и снижается драйв;
головой надо думать, для запоминания есть другие инструменты;
незавершенное дело живет в голове и мешает думать. Если дело доводим до конца, мозг забывает о нем навсегда;
принятие решений — любая вещь, о которой думает мозг;
прирост эффективности достигается не за счет экономии времени, а за счет экономии решения;
мозг эффективно работает только над одной задачей;
когда мозг думает, он тратит «энергию мозга». Мозг устает думать через 40 минут — заканчивается энергия;
много думать плохо. Если вам нужно что-то придумать, нужно думать мало;
«вещи не на своем месте» заставляют мозг думать, принимать решения вне нашего желания и тратят энергию, от них надо избавляться. Это про закладки браузера, неразобранные файлы на рабочем столе, неоплаченные счета, окна приложений и т. д. Мозг любит порядок.
Если у вас в конце рабочего дня мозг не устал, то используйте техники ТМ. Но если в конце рабочего дня мозг не работает, джедайская техника пустого инбокса — для вас.
Мозг в течение рабочего дня думает максимум 2-3 часа. И может сохранять внимание максимум 30 минут — квант внимания. Состояние «потока» — когда квант внимания растягивается на 5-6 часов.
Если сделать над собой усилие и ничего не делать, то мозг подбрасывает интересные мысли. Хочешь пить — выпей чистой воды, хочешь расслабить мозг — не напрягай его. Поэтому во время отдыха никакого фейсбука, новостей и т. д.
Если вы думаете, что ваш самый драгоценный ресурс — это время, то вы ошибаетесь. Самый драгоценный ресурс — энергия. Можно уметь правильно распоряжаться временем и при этом чувствовать себя усталым, измотанным и физически, и морально, неспособным сосредоточиться и уделить должное внимание тем, кто в нем нуждается.
Что значит «экономия мышления» или фазы рабочего процесса
Три цели:
освободить мозг;
отделить «думать» от «делать». Думаем только в момент принятия решения, потом делаем и не думаем в этот момент;
разложить все по местам.
Правила сбора входящих. Что, как и когда надо собирать?
«входящее» или «инбокс» — это всё, что ждет от нас решения. Входящие письма, открытые вкладки браузера, неразобранные файлы на рабочем столе, недочитанная книга на столе, дрель, которую мы не вернули соседу (напоминающая о необходимости повесить полочку), кассовый чек в кошельке, зудящие мысли — всё это инбоксы;
задача — это минимальная сущность системы;
мозг спокоен, когда инбоксы пусты, а задачи записаны;
любое дело мы дробим на задачи, которые выполняем за 30 минут;
хорошо составленная задача не заставляет думать, с чего начать и отвечает на вопрос: «Что нужно сделать?»;
если на решение задачи нужно меньше 2-х минут, делаем ее прямо сейчас;
если не видно задач, за которые можно браться, надо поставить задачу: «Потупить 15 минут над задачей …».
Алгоритм разбора инбокса.
Где лучше хранить справочную информацию? Нужно ответить на вопрос: «Когда эта информация мне потребуется?». Ответ на вопрос — место для хранения информации. Отличное хранилище всегда в зоне видимости: задачи, работы (регламенты или wiki, чек-листы), проекты (контекст проекта).
ВАЖНО! Вести все задачи по работе и для себя в одном списке, чтобы выправить баланс между работой и личной жизнью.
Что такое хороший список задач и как он выглядит?
Основные ошибки при составлении списка задач:
Мозгу приходится каждый раз восстанавливать список действий в каждой задаче и тратить «энергию мозга».
Нам нужны такие задачи, которые мы выполним, выключив половину мозга на восстановление.
Плохие списки задач.
Список узелков на память или проблем.
Это хороший список, но не задач, а проектов. Он отвечает на вопрос: «Что мне нужно сделать?». Но мозг все равно думает, какое первое физическое действие ему сделать: «С чего начать?».
Если мы видим задачу «Прочитать Капитал Маркса», скорее всего она зависнет навсегда. Если мы сформулируем задачу «Прочитать первую главу Капитал Маркса», то выполнить ее гораздо проще. А дальше поставим следующую задачу: «Прочитать вторую главу».
Список задач с высокой концентрацией прокрастиногенов.
Сформулирована ли задача как ответ на вопрос: «Что нужно сделать?»
Понятен ли вам, как выглядит результат выполнения этой задачи?
Способны ли вы выполнить эту задачу за 15-30 минут с расслабленным мозгом?
Если назначена дата исполнения, то продиктована ли она настоящей необходимостью?
Когда мы делегируем кому-то задачу, то нам нужно получить от конкретного человека конкретный результат. Поэтому задачи, по которым вы ждете результата, лучше формулировать так: <Имя Человека>: Напомнить про <что надо сделать и прислать мне?>
Если в списке задач список незавершенных дел превышает некоторое пороговое значение, то необходимо выбирать задачи, которые интересны именно вам и соответствуют личным целям.
Принцип естественного планирования: как перейти от проблемы к действиям
Метод естественного планирования — модель превращения видения результата в первое физическое действие по его воплощению, которое можно делать в половину мозга.
Метод поочередно задействует логическое и творческое полушарие.
Мотиватор: «Зачем нам это нужно?» Логическое.
Видение результата: «Что мы получим в итоге?» Творческое.
Мозговой штурм. Логическое.
Организация. Творческое.
Следующий шаг. Логическое.
Ежедневный и периодический обзор
Нет ничего более важного — обозревать систему задач на периодической основе.
Список задач выполняет свои функции при условии, что он постоянно находится в свежем и актуальном состоянии. Это состояние возможно только через регулярные обзоры: оперативные, ежедневные, еженедельные.
Еженедельный обзор не случается, пока в списке задач нет задачи на «еженедельный обзор задач».
Каждый день мы просматриваем задачи, которые выполняются на этой неделе и переносим их в «сегодня». В течение дня мы смотрим список задач «сегодня» и стараемся выполнить задачи, которые можно сделать прямо сейчас.
Если задача в исходной формулировке не выполнилась сегодня, то ее шансы быть выполненной завтра, еще ниже. Поэтому в конце рабочего дня нужно задаст себе три вопроса:
Нужно убиваться и доделывать эту задачу именно сегодня? Если нет то: …
Нужно что-то сделать сегодня в связи с тем, что эта задача сегодня не выполнена? (Кого-то предупредить, что-то переформулировать или отразить этот сдвиг в каких-либо планах)
С какого действия я начну выполнять эту задачу в следующий раз?
Нужно придерживаться правила: «Если ты не сделал то, что планировал сделать сегодня, то замени эту задачу следующим шагом к ее выполнению. Исходную формулировку задачи сохрани.»
Система обзора опирается на приоритет задач. Приоритет — это «сегодня», «на неделе», «выполнить позже». Нужно еженедельно просматривать папку «позже» и добавляем в «на неделе».
Приоритезация задач
В джедайской технике пустого инбокса приоритезация упрощена до двух приоритетов: надо сделать / не надо сделать. Таким образом, мы уходим от впихивания невпихуемого. Вместо того, чтобы бесконечно откладывать на потом выполнение невпихуемого, мы намного раньше признаем тот факт, что оно не будет сделано вообще, и начинаем корректировать свои действия исходя из этого.
Если остаться наедине со сложной задачей, убрав более просты задачи, то быстрое мышление теребит медленное и выпытывать у него, с чего же нужно начать выполнение этой задачи. Но теребить медленное мышление быстрое не любит, а потому, если есть другие дела, то лучше сначала закончить с ними и приступить к сложной, задаче когда меньше отвлекающих факторов, например, утро следующего дня.
Типы прокрастинизации и способы ее лечения
Прокрастинация — склонность к постоянному откладыванию важных и срочных дел, приводящая к жизненным проблемам и болезненным психологическим эффектам.
Типы прокрастинации:
не могу вспомнить об этом в нужный момент;
это делать противно;
мне страшно;
сейчас не до этого;
я не понимаю, как это делать;
лично мне не нужно;
подсознание уберегает меня от вмешательства.
Для лечения прокрастинации ответьте себе на вопросы в следующей последовательности:
Нужен ли результат выполнения вам или кому-то еще? Если результат нужен кому-то еще, то в курсе ли он (не забыл/не передумал)?
Какой минимально приемлемый результат? Долой перфекционизм. Сделай хорошо — пусть даже никогда:)
Что говорит естественное планирование? Какой первый шаг нужно сделать, чтобы приблизить выполнение задачи за 30 минут с полувыключенным мозгом.
А теперь все вместе: «От большой сложной задачи откусываем маленький первоочередной шаг, который можем сделать „максимум за полчаса с наполовину выключенным мозгом“. Как только этот первый шаг становится понятен, вы чувствуете, как в организме начинает выделяться гормон шиловжопин, побуждающий нас начать действовать.
Для формулирования первоочередного шага используем технику естественного планирования.
Техники для работы и личной жизни
При попытке впихнуть невпихуемое выпихивается ранее впихнутое. Частное следствие этого закона — срыв потока, когда при большом числе супер-срочных задач и панике число сделанных задач устремляется к нулю.
Забить гвоздь — это когда вы работаете и вас просят что-то сделать, а вы не можете сразу понять первоочередное физическое действие и отвечаете: «Ага, все понял, чуть позже сделаю». В этот момент вбивается гвоздь, а в нежелательный момент времени этот гвоздь обязательно вылезет.
Техника вечернего гвоздодера — в конце рабочего дня вспоминаем все гвозди, присваиваем им имена и отправляем в «инбокс».
Мыслемухобойка — когда мы раскладываем мысли по местам. Каждая мысль, находящаяся не на своем месте, или не принятое решение — это гвоздь, забитый в мозг.
Результаты внедрения
В одном из выступлений Дорофеева увидел занимательные цифры.
Отвечаем себе на вопрос «Зачем мне личная система планирования?».
Видим результат.
Проводим мозговой штурм. Вытаскиваем из мозга все гвозди, делаем генеральную уборку и ищем всё, что не на своем месте. Затем определяем для себя, что у нас входящее.
Обрабатываем входящее. Все вещи превращаются в то, что нужно сделать, либо внести в мыслисхемку или выбросить.
Выбрать время для ежедневного планирования. Самое важное — стабильно посвящать время планированию.
Немногие руководители понимают разницу между мотивацией и стимулированием сотрудников. Еще меньше знают, что признание заслуг сотрудника — лучший способ нематериальной мотивации.
Награда является фактом признания заслуг сотрудника. В зависимости от возможностей компании награды делятся на две основные категории — «дорого» или «дешево». Но есть исключения — доступное «Спасибо».
Доступное «Спасибо» это:
подарить сертификат на поход в кино или любимый ресторан;
позволить сотруднику уйти раньше в пятницу днем;
написать от руки благодарственное письмо;
пригласить сотрудника на обед;
отвезти сотрудника после работы домой;
и еще 1001 способ подчеркнуть индивидуальность сотрудника.
Каждый сотрудник, достигший цели, заслуживает награду.
